(目的)

第1条　この規程は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書の種類)

第2条　この規程において「文書」とは、本市の職員が職務上作成し、又は取得した書面、図画、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)その他これに類するものをいう。

(文書事務の原則)

第3条　文書事務は、正確かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めなければならない。

(総務課の職務)

第4条　総務課は、文書管理主管部署として文書事務全般に関する運営、指導、調整及び研修を行う。

(課長等の職務)

第5条　本庁の課長及び出先機関の長(以下「課長等」という。)は、本庁の各課及び出先機関(以下「課等」という。)における文書事務の責任者として、課等内の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱補助者)

第6条　課等における文書事務を補佐するため、文書取扱主任を置く。

(公文書の種類)

第7条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第8条　公文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(公文書の書式)

第9条　公文書の書式は、山県市公文例(別表)の例による。

(文書の受領及び配布)

第10条　市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、課等の所管事務に関する文書で主務課等に直接到達したものは、主務課等において受領し、収受することができる。

第11条　文書取扱主任は、前条の規定により配布を受けた文書及び物品がその課等に属するかどうかを確かめ、その課等に属すると認めるときは、文書管理システムに収受登録し、関係者の供覧に付さなければならない。この場合において、所管に属しない文書を受けとったときは、直接他の課等に転送することなく、その旨を述べて、総務課に返付しなければならない。市の所管に属さない文書は、総務課が返送又は転送の手続をとるものとする。

(電磁的記録による取扱い)

第11条の2　収受した文書が紙文書であって、紙文書を原本として保存することを要しないものについては、これをスキャナ等により電磁的記録に変換し、取り扱うことができるものとする。

(電話等による処理)

第12条　口頭又は電話で聴取した事項については、受付票に記載して、受付文書に準じて処理しなければならない。

第13条　出先機関に到達した文書のうち、送達すべき文書は、文書受付簿に記載しなければならない。

(準用)

第14条　出先機関における文書の受領及び配布については、この節に定めるもののほか、本庁に準じて処理するものとする。

(立案及び決裁)

第15条　文書の起案は、文書管理システムに所要事項を登録した上で、文書管理システムから出力した起案用紙を用いる方式(以下「紙決裁」という。)又は文書管理システムを用いて電子的方式により意思決定を行う方式(以下「電子決裁」という。)により、処理案を立案し、回議に付して決裁を受けなければならない。ただし、次の表の左欄に掲げるものについては、それぞれ当該右欄に定めるところにより、起案することができる。

(回議)

第16条　起案文書は、次に定める順序により、又はこれに準じて回議しなければならない。供覧の順序についても、また同様とする。

(特殊文書の取扱い)

第17条　起案文書中、重要若しくは秘密なもの又は急を要するものについては、課長等又は主任者が自ら持ち回り、決裁を受けなければならない。

(緊急事件の処理)

第18条　緊急処理を要する事案について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続を経なければならない。

(文書の施行者)

第19条　文書の施行者名は、市長名を用いなければならない。ただし、事務委任等により職務権限を有する者は、その職氏名によるものとする。

(準用)

第20条　出先機関の文書の処理については、本庁に準じて処理するものとする。

(文書等の表示)

第21条　小包その他特別の包装を要する文書及び物品は、主務課等において堅固に荷造りし、発送先を明記の上、総務課行政法務係に回付するものとする。

(公印等の押印)

第22条　公文書には、公印を押し、特に必要がある場合は、原議と契印しなければならない。

(電子署名)

第22条の2　前条第1項に規定する公印の押印を要する文書のうち電子文書については、公印の押印に代え、電子署名を行うものとする。

(文書及び物品の発送)

第23条　文書及び物品の発送は、総務課において次により取り扱わなければならない。

(時間外発送)

第24条　執務時間外に発送するものは、主務課等において発送するものとする。この場合においては、前条第1項第1号の規定を準用する。

(文書分類)

第25条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、文書管理システムにより管理する文書分類表に従って分類しなければならない。

(文書の保存)

第26条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、主務課等において保存しなければならない。

(文書の保存年限)

第27条　完結文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とし、保存年限別の色を次のように定める。

(常用文書)

第28条　次に掲げる文書は、常用文書として指定することができる。

(文書の整理)

第29条　文書の整理は、原則としてフォルダー及びボックスファイルにより行う。

(文書の保管)

第30条　文書の保管は、文書取扱主任のもと主務課等において行う。

(文書の置換え)

第31条　文書の置換えは、保管期間の経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を対象に、毎年5月から6月までの文書整理期間に、文書取扱主任の下に主務課等において行う。

(文書の保存)

第32条　文書の保存は、文書取扱主任の下に主務課等が保存書庫において、それぞれの文書の保存年限に従って、保存期間が満了するまで行う。

(文書の廃棄)

第33条　文書の廃棄は、毎年5月から6月までの文書整理期間に、文書取扱主任の下に主務課において行う。

(電磁的記録の保存)

第33条の2　文書管理システムによる収受又は起案時に登録した電磁的記録については、文書管理システムにおいて、整理、保存及び廃棄する。

(帳簿等の様式)

第34条　この規程に定める文書処理に関する帳簿その他の様式は、次のとおりとする。