○山県市情報通信技術を活用した行政の推進に関する要綱
令和6年3月29日
告示第70号
(目的)
第1条 この要綱は、市の機関に係る要綱等の規定に基づく申請、届出その他の手続等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術(デジタル社会形成基本法(令和3年法律第35号)第2条に規定する情報通信技術をいう。以下同じ。)を利用する方法により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、手続等に係る関係者の利便性の向上を図るとともに、行政運営の簡素化及び効率化に資することを目的とする。
(1) 要綱等 要綱、要領その他これらに類する規程であって、法令及び山県市情報通信技術を活用した行政の推進に関する条例(令和5年山県市条例第33号)第2条第1号に規定する条例等以外のものをいう。
(2) 市の機関 山県市情報通信技術を活用した行政の推進に関する条例第2条第2号に規定する市の機関をいう。
(3) 書面等 書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
(4) 署名等 署名又は記名押印することをいう。
(5) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 申請等 申請、届出その他の要綱等の規定に基づき市の機関に対して行われる通知をいう。
(7) 決定通知等 決定の通知その他の要綱等の規定に基づき市の機関が行う通知(不特定の者に対して行うものを除く。)をいう。
(8) 縦覧等 要綱等の規定に基づき市の機関が書面等又は電磁的記録に記録されている事項を縦覧又は閲覧に供することをいう。
(9) 作成等 要綱等の規定に基づき市の機関が書面等又は電磁的記録を作成し、又は保存することをいう。
(10) 手続等 申請等、決定通知等、縦覧等又は作成等をいう。
(電子情報処理組織による申請等)
第3条 申請等のうち当該申請等に関する他の要綱等の規定により書面等により行うこととしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、電子情報処理組織(市の機関の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)とその手続等の相手方の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を使用して行わせることができる。
2 前項の電子情報処理組織を使用する方法により行われた申請等については、当該申請等に関する他の要綱等の規定に規定する方法により行われたものとみなして、当該要綱等その他の当該申請等に関する要綱等の規定を適用する。
3 第1項の電子情報処理組織を使用する方法により行われた申請等は、当該申請等を受ける市の機関の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に当該市の機関に到達したものとみなす。
4 申請等のうち当該申請等に関する他の要綱等の規定において署名等をすることが規定されているものを第1項の電子情報処理組織を使用する方法により行う場合には、当該署名等については、当該要綱等の規定にかかわらず、電子情報処理組織を使用した個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードをいう。)の利用その他の氏名又は名称を明らかにする措置を講ずることをもって代えることができる。
5 申請等のうち当該申請等に関する他の要綱等の規定において納付書をもってすることその他の手数料その他の歳入(以下この項において「手数料等」という。)の納付の方法が規定されているものを第1項の電子情報処理組織を使用する方法により行う場合には、当該手数料等の納付については、当該要綱等の規定にかかわらず、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法をもってすることができる。
(電子情報処理組織による決定通知等)
第4条 決定通知等のうち当該決定通知等に関する他の要綱等の規定において書面等により行うことその他のその方法が規定されているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、電子情報処理組織を使用する方法により行うことができる。ただし、当該決定通知等を受ける者が当該電子情報処理組織を使用する方法により受ける旨の表示をする場合に限る。
2 前項の規定により行われた決定通知等については、当該決定通知等に関する他の要綱等の規定に規定する方法により行われたものとみなして、当該要綱等その他の当該決定通知等に関する要綱等の規定を適用する。
3 第1項の電子情報処理組織を使用する方法により行われた決定通知等は、当該決定通知等を受ける者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に当該決定通知等を受ける者に到達したものとみなす。
4 決定通知等のうち当該決定通知等に関する他の要綱等の規定において署名等をすることが規定されているものを第1項の電子情報処理組織を使用する方法により行う場合には、当該署名等については、当該要綱等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置を講ずることをもって代えることができる。
(電磁的記録による縦覧等)
第5条 縦覧等のうち当該縦覧等に関する他の要綱等の規定において書面等により行うことが規定されているもの(申請等に基づくものを除く。)については、当該要綱等の規定にかかわらず、当該書面等に係る電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等により行うことができる。
2 前項の規定により行われた縦覧等については、当該縦覧等に関する他の要綱等の規定により書面等により行われたものとみなして、当該要綱等その他の当該縦覧等に関する要綱等の規定を適用する。
3 市の機関は、第1項の規定により縦覧等を行うときは、当該事項をインターネットを利用する方法、市の機関の事務所に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は電磁的記録に記録されている事項を記載した書類の縦覧等による方法により行うものとする。
(電磁的記録による作成等)
第6条 作成等のうち当該作成等に関する他の要綱等の規定において書面等により行うことが規定されているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、当該書面等に係る電磁的記録により作成等を行うことができる。
2 前項の電磁的記録により行われた作成等については、当該作成等に関する他の要綱等の規定により書面等により行われたものとみなして、当該要綱等その他の当該作成等に関する要綱等の規定を適用する。
3 作成等のうち当該作成等に関する他の要綱等の規定において署名等をすることが規定されているものを第1項の電磁的記録により行う場合には、当該署名等については、当該要綱等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置を講ずることをもって代えることができる。
(添付書面等の省略)
第7条 申請等をする者に係る住民票の写し、登記事項証明書その他の書面等であって当該申請等に関する他の要綱等の規定において当該申請等に際し添付することが規定されているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、市の機関が、当該申請等をする者が行う電子情報処理組織を使用した個人番号カードの利用により、直接に、又は電子情報処理組織を使用して、当該書面等により確認すべき事項に係る情報を入手し、又は参照することができる場合には、添付することを要しない。
(電子情報処理組織による手続等の取扱い)
第8条 第2条から前条までに規定するもののほか、手続等を電子情報処理組織において使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法により行うときは、山県市情報通信技術を活用した行政の推進に関する条例施行規則(令和5年山県市規則第48号)の例により行うものとする。
(補則)
第9条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この告示は、公布の日から施行する。