○山県市個人情報取扱事務委託基準
平成28年6月1日
訓令甲第8号
(趣旨)
第1条 この基準は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第66条第2項において準用する同条第1項及び第67条の規定に基づき、個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報(以下「特定個人情報」という。)を含む。)を取り扱う事務を実施機関以外のものに委託する場合の取扱いを定める。
(対象の委託契約)
第2条 この基準の対象となる委託契約は、実施機関が個人情報取扱事務の全部又は一部の処理を実施機関以外のものに委託して行わせる契約全てとし、公金の収納、徴収に関する委託、調査に関する調査票の封入、封かん、集計・分析及び配送に伴う名簿の貸出しに係る委託、電算処理のための入カデータの作成に係る委託、翻訳、印刷、筆耕等の委託、公共事業に伴う用地補償業務等の委託、電話交換業務、庁舎管理、警備業務、コンピュータ関連機器の保守管理業務等の委託及び公の施設の管理委託等を含むものとする。ただし、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の14第1項の規定に基づき市の事務の一部を他の地方公共団体に委託する場合は、除くものとする。
(遵守事項)
第3条 個人情報事務を委託しようとするときは、次の各号に掲げる事項に遵守するものとする。
(1) 委託先の選定 委託先の選定に当たっては、別記1「個人情報等取扱特記事項」(以下「特記事項」という。)を遵守できる委託先を慎重に選定すること。
(2) 特記事項の周知 入札の方法による契約にあっては入札の前に、随意契約にあっては見積書を徴収するときに、特記事項の内容を周知すること。
(3) 特記事項の策定 委託事務の内容や取り扱う個人情報の内容、記録媒体の実態等に応じ、委託先が個人情報の保護について遵守すべき事項を十分に検討し、当該委託事務における個人情報の取扱特記事項を定めること。
(4) 委託先への明示 委託契約の相手方に対し、委託事務の内容に応じて個人情報の使用目的及び使用範囲等を明確に示すこと。
(5) 委託先に提供する個人情報 委託事務を処理させるために委託先に提供する個人情報は、委託事務の目的を達成するために必要最小限度のものとすること。
(6) 委託先への監督 委託先に対して、特記事項の遵守の状況について、定期に及び必要に応じ随時に調査し、報告を求めるなど、適切に監督を行うこと。
(7) 委託事務の再委託等 実施機関は、委託先が委託事務を再委託する場合は、当該再委託先においても特記事項を遵守することを確認した上で承認すること。
(8) 再委託等における監督 再委託が行われた場合には、委託先に対して、再委託先に特記事項を遵守させるとともに、必要に応じて、委託先を通じて又は実施機関自らが再委託先に対して第6号に規定する監督を行うこと。
(9) 情報漏えい時等の対応 委託先において情報漏えい等が発生した場合は、直ちに状況を把握し、当該委託先とともに、被害の拡大防止又は復旧、情報漏えい等の対象となった本人への対応等のための必要な措置及び当該委託先に対して、個人情報の適正管理に関しての指導を行い、事実関係、再発防止策等が記載された報告書の提出を求めること。なお、再委託先において情報漏えい等が発生した場合も同様とする。
2 特定個人情報を取り扱う事務を委託しようとするときは、次に掲げる事項を規定した契約書、請書、覚書等を委託先と締結するものとする。
(1) 秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件
(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督・教育
(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(10) 山県市が必要があると認めるとき、委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
(契約に当たっての措置)
第4条 委託契約を締結するに当たっては、当該契約に係る契約書、請書、覚書等において、受託者が特記事項を遵守する旨を記載又は添付するものとする。
附則
この要綱は、平成28年7月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令甲第8号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月25日訓令甲第8号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和5年3月29日訓令甲第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別記1 個人情報等取扱特記事項
(基本的事項)
第1 受注者は、個人情報の保護の重要性を認識し、この契約による事務を実施するに当たっては、個人情報の保護に関する法律及び山県市個人情報保護法施行条例その他個人情報の保護に関する法令の規定を遵守し、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の取扱いを適切に行わなければならない。
(責任体制の整備)
第2 受注者は、個人情報の安全管理について、内部における責任体制を構築し、その体制を維持しなければならない。
(責任者等の届出)
第3 受注者は、この契約による事務の実施における個人情報の取扱いの責任者(以下この条において「責任者」という。)及び事務に従事する者(以下「事務従事者」という。)を定めなければならない。
2 受注者は、責任者に、本特記仕様書に定める事項を適切に実施するよう事務従事者を監督させなければならない。
3 受注者は、事務従事者に、責任者の指示に従い、本特記仕様書に定める事項を遵守させなければならない。
4 受注者は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報を取り扱う業務にあっては、責任者及び事務従事者をあらかじめ書面により発注者に届け出なければならない。責任者又は事務従事者を変更する場合も同様とする。
(教育及び研修の実施)
第4 受注者は、全ての事務従事者に対し、個人情報の保護、情報セキュリティに対する意識の向上、個人情報を取り扱う場合に遵守すべき事項、当該事項に違反した場合に負うべき責任その他この契約に係る業務の適切な履行及び遵守状況に必要な教育及び研修を実施しなければならない。
(取得の制限)
第5 受注者は、この契約による事務を行うために個人情報を取得する場合は、事務の目的を明確にし、その目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わなければならない。
2 受注者は、この契約による事務を行うために個人情報を取得する場合は、本人から直接取得し、又は本人以外から取得するときは本人の同意を得た上で行わなければならない。ただし、発注者の承諾があるときは、この限りでない。
(利用及び提供の制限)
第6 受注者は、この契約による事務に関して知り得た個人情報を契約の目的以外の目的に利用し、又は第三者に提供してはならない。ただし、発注者の承諾があるときは、この限りでない。
(改ざん、漏えい、滅失及び毀損の防止等)
第7 受注者は、この契約による事務に関して知り得た個人情報について、改ざん、漏えい、滅失及び毀損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるものとする。
2 受注者は、発注者が承諾した場合を除き、この契約による事務に関して知り得た個人情報を、当該業務において当該個人情報を取り扱う場所(以下「作業場所」という。)から持ち出してはならない。
(廃棄等)
第8 受注者は、この契約による事務に関して知り得た個人情報について、保有する必要がなくなったときは、確実かつ速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。
(秘密の保持)
第9 受注者は、この契約による事務に関して知り得た個人情報の内容を、法令等で認められた場合を除いては、他人に知らせてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。
(複写又は複製の禁止)
第10 受注者は、この契約による事務を処理するために発注者から引き渡された個人情報が記録された資料等を複写し、又は複製してはならない。ただし、発注者の承諾があるときは、この限りでない。
(事務従事者への周知)
第11 受注者は、事務従事者に対して、在職中及び退職後においても、当該事務に関して知り得た個人情報の内容を、他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないことなど、個人情報の保護に必要な事項を周知させるものとする。
(資料等の返還等)
第12 受注者は、この契約による事務を処理するために、発注者から提供を受け、又は受注者自らが取得し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等は、この契約が終了し、又は解除された後直ちに発注者に返還し、又は引き渡すものとする。ただし、発注者が別に指示したときは、当該方法によるものとする。
(報告)
第13 受注者は、この契約の履行及び遵守状況について、発注者に定期的に報告しなければならない。
2 受注者は、この契約に違反する事態が生じ、又は生じるおそれのあることを知ったときは、速やかに発注者に報告し、発注者の指示に従うものとする。
(再委託の禁止)
第14 受注者は、この契約による事務については、再委託をしてはならない。ただし、発注者の承諾を受けたときは、この限りでない。
2 受注者は、再委託の相手方にこの契約に基づく一切の義務及び本特記仕様書に定める全ての事項を遵守させるとともに、受注者と再委託の相手方との契約関係にかかわらず、発注者に対して再委託の相手方による個人情報の取扱いに関する責任を負うものとする。
3 受注者は、発注者の承諾を得て再々委託を行う場合において、再々委託の契約内容にかかわらず、発注者に対して個人情報の取扱いに関する責任を負うものとする。
(派遣労働者等の利用時の措置)
第15 受注者は、この契約による事務を派遣労働者、契約社員その他の正社員以外の労働者(以下「派遣労働者等」という。)によって行わせる場合、労働者派遣契約書等に、秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。この場合において、守秘義務の期間は、第9の規定に準じるものとする。
2 受注者は、派遣労働者等にこの契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、受注者と派遣元との契約内容にかかわらず、派遣労働者等による個人情報の処理に関し、発注者に対して責任を負うものとする。
(調査及び報告)
第16 発注者は、受注者が契約による事務の執行に当たり取り扱っている個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に調査することができる。
2 受注者は、発注者の求めに応じて、前項の状況について、報告をしなければならない。
(事故発生時等の公表)
第17 発注者は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等の事故を把握した場合には、必要に応じ、受注者及び再委託先(再々委託先を含む。)の名称並びに当該事故の概要その他の必要事項を公表するものとする。
(契約の解除)
第18 発注者は、受注者が本特記仕様書に定める義務を果たさない場合は、この契約の全部又は一部を解除することができる。
2 受注者は、前項の規定に基づく契約の解除により損害を被った場合においても、発注者にその損害の賠償を求めることはできない。
(委託先の責任)
第19 受注者は、この契約に関する業務において、本特記仕様書の定めに反した取扱いにより発注者又は第三者に損害を与えた場合は、その損害の全額を賠償しなければならない。
第14関係 発注者が再委託を承諾する場合に付する条件(例)
(1) 受注者は、業務の一部を再委託する場合は、再委託先の名称、再委託する理由、再委託して処理する内容、再委託先において取り扱う情報、再委託先における安全性及び信頼性を確保する対策並びに再委託先に対する管理及び監督の方法を明確にしなければならない。
(2) (1)の場合、受注者は、再委託先に本契約に基づく一切の義務を順守させるとともに、発注者に対して、再委託先の全ての行為及びその結果について責任を負うものとする。
(3) 受注者は、再委託先に対して本委託業務の一部を委託した場合は、その履行状況を管理・監督するとともに、発注者の求めに応じて、管理・監督の状況を報告しなければならない。
(4) (3)の場合、受注者は、発注者自らが再委託先に対して再委託された業務の履行状況を管理・監督することについて、再委託先にあらかじめ承諾させなければならない。
(注) 再委託先が再々委託を行う場合以降についても、同様の条件を付すること。
別記2 契約書記載(例)
第○条 受注者(乙)は、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いについては、別記「個人情報等取扱特記事項」を守らなければならない。